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Vigencia: 12/09/2011 PREV-03-01
Búsqueda y Reconstrucción de Expedientes Administrativos de Beneficios Previsionales
I. Objetivo
Establecer el procedimiento a seguir para realizar la búsqueda de expedientes administrativos a fin de, en caso de no ubicar los mismos, proceder a su reconstrucción con el objeto de evitar demoras en la resolución de las peticiones que formulen los afiliados.
II. Alcance
Desde el pedido de búsqueda del expediente Administrativo, hasta la reconstrucción del mismo.
III. Consideraciones Generales
1- Las pautas indicadas en esta normativa para la búsqueda de expedientes, comprende únicamente a aquellos relacionados con trámites o beneficios previsionales, incluidos los que involucren Ex-Cajas Nacionales, Ex- Instituto Municipal de Previsión Social de la Ciudad de Buenos Aires, y las Ex- Cajas transferidas al Sistema Integrado Previsional Argentino (SIPA).
2- Conforme el Decreto Nº 1759/72, reglamentario de la Ley 19.549, en su artículo 105 (sustituido por Decreto 1883/1991), una vez comprobada la pérdida o extravío de un expediente, se ordenará su reconstrucción dentro de los DOS (2) días.
3- La reconstrucción de expedientes sólo la podrán efectuar las UDAI sin interesar el área que se encuentre involucrada en la búsqueda, completando los datos requeridos en el formulario “Solicitud de Reconstrucción” obrante en: INTRANET>Servicios>Información>Formularios>Archivo General identificado en esta normativa como Anexo III
4- Deberán considerarse como no ubicados aquellos expedientes en los cuales de la consulta al Sistema Gestión de Trámites surge la siguiente información:
• dependencia físicamente inexistente (en la estructura no existe esa oficina, residuales)
• oficina desconocida (ej. código de oficina 19.999.999)
• expedientes no inventariados ( ej. código de oficina 30.000.001)
• Trámite no existente (no se produjo el alta en el SGT)
• registrados en la coordinación Archivo Definitivo (14.063.010)
V. Detalle de Tareas
A - UDAI ó Área Central
1. Se presenta el interesado o su apoderado a realizar un trámite referente a un expediente iniciado oportunamente ante cualquier UDAI, ó recibe solicitud de un área de ANSES central que necesite resolver un trámite en su poder.
2. Ingresa al Sistema Gestión de Trámites para ubicar en que oficina se encuentra el mismo, pudiendo suceder que:
2.1. Se ubique, en cuyo caso se solicita la remisión del mismo a la oficina solicitante
2.2. No se ubique, verifica la procedencia de la solicitud y si el expediente es requerido por
2.2.1. UDAI, se solicita al área archivo de esa UDAI la búsqueda y de no ser ubicado, emite una solicitud de búsqueda y/o reconstrucción, completando debidamente el formulario ”Solicitud de Reconstrucción” obrante en: INTRANET>Servicios>Información>Formularios>Archivo General. (Anexo III) remitiéndolo a la casilla de correo Gerencia Archivo General, y continúa en el punto C.
2.2.1.1. Área central, emite una solicitud de búsqueda y/o reconstrucción, completando debidamente el formulario ”Solicitud de Reconstrucción” obrante en: INTRANET>Servicios>Información>Formularios>Archivo General. (Anexo III) remitiéndolo a la casilla de correo Gerencia Archivo General, y continua en el punto C.
2.3. Si de la consulta al SGT surge que el expediente ha sido entregado al titular o apoderado, solicita a quien corresponda la presentación del mismo para, una vez presentado, proseguir con el trámite solicitado o remitirlo al área central solicitante.
2.3.1. Ante la manifestación por escrito del titular o apoderado de que ha extraviado el expediente, se indica que deberá presentar la denuncia policial del extravío del expediente para, luego de presentada dicha denuncia, proceder a la reconstrucción.
B - Archivo General
1. Recibe por correo electrónico el formulario “Solicitud de Reconstrucción” ANEXO III, enviado por UDAI ó Área Central.
2. Los pedidos de reconstrucción efectuados por los titulares y/o apoderados en la sede de la Gerencia Archivo General deberán realizarlos cumplimentando los formularios PS.6.41 Y PS.6.40 adjuntando a los mismos los antecedentes que obren en su poder.
2.1. La Coordinación Gestión de Archivo a través del sector de Atención Externa procede a registrar las solicitudes ingresadas en el libro de derivación de documentación y entrega la solicitud y documentación a la Coordinación Registro de Archivo (CRA)
2.2.La CRA recibe además de la documentación del punto anterior, los Formularios enviados por correo electrónico ANEXO III y emite a través del Sistema Administrador de Archivos (SADA) el pedido de búsqueda y reconstrucción a las siguientes coordinaciones:
2.2.1. Coordinación Archivo Definitivo; quien procede a realizar la búsqueda de antecedentes (resoluciones, microfilmación, etc.) entregando los mismos a la Coordinación Gestión de Archivo
2.2.2. Coordinación Gestión de Archivo; quien analiza los motivos de la reconstrucción.
2.3. La CGA procede según el motivo de la NO ubicación del expediente indicado en el formulario recibido. Si el motivo es:
2.3.1. “Dependencia físicamente inexistente (en la estructura no existe esa oficina”), verifica según SADA si el expediente existe físicamente, pudiendo ocurrir que si:
2.3.1.1. lo encuentra, lo remite al área que lo solicita, registrando su envío en el Sistema Gestión de Trámites
2.3.1.2. No lo encuentra, continúa en el punto2.4
2.3.2. “Oficina desconocida (ej. Código de oficina 19.999.999)” no identificado dentro del Sistema de Gestión de Trámites, verifica según SADA, si existe físicamente el expediente pudiendo ocurrir que si:
2.3.2.1. Existe, procede a ingresar al SGT la autocarga del expediente y remite el mismo al área que lo solicita
2.3.2.2. No existe, ingresa al Sistema de Gestión de Trámites por opción “historia del trámite”, verificando la última dependencia en que se encontró el expediente, y continúa en el punto 2.4
2.3.3. “Expedientes Operativo Inventariados (ej. Código de oficina 30.000.001)”; “Trámite no existente (no se produjo el alta en el Sistema de Gestión de Trámites)”; “Registrados en la coordinación Archivo Definitivo” (14.063.010); verifica según SADA, si existe físicamente el expediente pudiendo ocurrir que si:
2.3.3.1. Lo encuentra, lo remite al área que lo solicita, registrando su envío en el Sistema de Gestión de Trámites
2.3.3.2. No lo encuentra , continúa en el punto 2.4
2.4. La CGA, de acuerdo al análisis de causas realizado:
2.4.1. Completa el Formulario PS.6.41 ANEXO I “Requerimiento de Búsqueda de expediente Administrativo” con los datos recibidos
2.4.2. Se emite el Formulario PS.6.40 ANEXO II “Orden de reconstrucción de Expedientes Administrativos” en una copia
2.4.3. Recibe de la coordinación Archivo Definitivo el resultado de la búsqueda de antecedentes, para adjuntarlo a la reconstrucción
2.4.4. Ingresa al Sistema de Gestión de Trámites, caratulando el formulario emitido en el punto 2.4.2 con el número 024-CUIL-CUIT/717
2.4.5. Adjunta a la actuación el ANEXO III “Formulario de Solicitud de Reconstrucción” remitido en el punto 2.2.1.2, los Formularios PS.6.41 y PS.6.40 ANEXOS I Y II respectivamente, junto con el informe de antecedentes
2.4.6. Ingresa el pedido de reconstrucción a una base de datos para evitar la duplicidad de dicha reconstrucción ante un nuevo pedido, otorgando un número de orden
2.4.7. Ingresa al Sistema de Gestión de Trámites el envío de la actuación a la UDAI que lo solicitó. Para el caso en que la solicitud de búsqueda de expediente provenga de un área central o del titular/apoderado que solicita el expediente en Archivo General, se remitirá la actuación a la UDAI más próxima al último domicilio denunciado por el titular
C - UDAI de todo el país
1. Recibe de la Gerencia Archivo General la actuación de reconstrucción, mediante el Sistema Gestión de Trámite, y considerando el tipo de trámite que va reconstruir procede a:
1.1. Citar al interesado al último domicilio o teléfono denunciado, indicándole la dirección de la UDAI que procederá a efectuar la reconstrucción, pudiendo ocurrir que:
1.1.1.Se presenta el titular, emite formulario de solicitud de la prestación peticionada, continua en el punto 1.2.
1.1.2.No se presente en el lapso de 30 días hábiles administrativos contados a partir de la notificación fehaciente, para su resolución procederá conforme las pautas contenidas en la PREV-16-16-o la que en el futuro la remplace.
1.2. Si la búsqueda del expediente fue solicitada por el titular ante la UDAI, se deberá adjuntar la nota al expediente que se está reconstruyendo.
1.2.1. Solicitar la resolución acordatoria o denegatoria del expediente extraviado, al archivo general o al archivo de cada UDAI del interior del país ó a la Gerencia UCA, Coordinación Información de Activos y Resoluciones
1.3. En caso de haberse dictado sentencia judicial, se solicitara al titular una copia de la misma para adjuntar al expediente de reconstrucción.
1.4. Continúa la reconstrucción de acuerdo a las normativas vigentes sobre iniciación.
2. Para el caso de reconstruir una prestación de pensión o reconocimiento de servicios se aplica el mismo procedimiento detallado en el punto 1, emitiendo la solicitud de prestación que corresponda y aplicando las normativas vigentes en el Manual de Procedimiento para cada caso.
VI - Anexos
Anexo I: Formulario PS.6.41 “Requerimiento de Búsqueda de expediente Administrativo”
Anexo II: Formulario PS.6.40 “Orden de reconstrucción de Expedientes Administrativos”
Anexo III: Formulario S/Codificar “Solicitud de Reconstrucción”
Vigencia: 12/09/2011 PREV-03-01
Búsqueda y Reconstrucción de Expedientes Administrativos de Beneficios Previsionales
I. Objetivo
Establecer el procedimiento a seguir para realizar la búsqueda de expedientes administrativos a fin de, en caso de no ubicar los mismos, proceder a su reconstrucción con el objeto de evitar demoras en la resolución de las peticiones que formulen los afiliados.
II. Alcance
Desde el pedido de búsqueda del expediente Administrativo, hasta la reconstrucción del mismo.
III. Consideraciones Generales
1- Las pautas indicadas en esta normativa para la búsqueda de expedientes, comprende únicamente a aquellos relacionados con trámites o beneficios previsionales, incluidos los que involucren Ex-Cajas Nacionales, Ex- Instituto Municipal de Previsión Social de la Ciudad de Buenos Aires, y las Ex- Cajas transferidas al Sistema Integrado Previsional Argentino (SIPA).
2- Conforme el Decreto Nº 1759/72, reglamentario de la Ley 19.549, en su artículo 105 (sustituido por Decreto 1883/1991), una vez comprobada la pérdida o extravío de un expediente, se ordenará su reconstrucción dentro de los DOS (2) días.
3- La reconstrucción de expedientes sólo la podrán efectuar las UDAI sin interesar el área que se encuentre involucrada en la búsqueda, completando los datos requeridos en el formulario “Solicitud de Reconstrucción” obrante en: INTRANET>Servicios>Información>Formularios>Archivo General identificado en esta normativa como Anexo III
4- Deberán considerarse como no ubicados aquellos expedientes en los cuales de la consulta al Sistema Gestión de Trámites surge la siguiente información:
• dependencia físicamente inexistente (en la estructura no existe esa oficina, residuales)
• oficina desconocida (ej. código de oficina 19.999.999)
• expedientes no inventariados ( ej. código de oficina 30.000.001)
• Trámite no existente (no se produjo el alta en el SGT)
• registrados en la coordinación Archivo Definitivo (14.063.010)
V. Detalle de Tareas
A - UDAI ó Área Central
1. Se presenta el interesado o su apoderado a realizar un trámite referente a un expediente iniciado oportunamente ante cualquier UDAI, ó recibe solicitud de un área de ANSES central que necesite resolver un trámite en su poder.
2. Ingresa al Sistema Gestión de Trámites para ubicar en que oficina se encuentra el mismo, pudiendo suceder que:
2.1. Se ubique, en cuyo caso se solicita la remisión del mismo a la oficina solicitante
2.2. No se ubique, verifica la procedencia de la solicitud y si el expediente es requerido por
2.2.1. UDAI, se solicita al área archivo de esa UDAI la búsqueda y de no ser ubicado, emite una solicitud de búsqueda y/o reconstrucción, completando debidamente el formulario ”Solicitud de Reconstrucción” obrante en: INTRANET>Servicios>Información>Formularios>Archivo General. (Anexo III) remitiéndolo a la casilla de correo Gerencia Archivo General, y continúa en el punto C.
2.2.1.1. Área central, emite una solicitud de búsqueda y/o reconstrucción, completando debidamente el formulario ”Solicitud de Reconstrucción” obrante en: INTRANET>Servicios>Información>Formularios>Archivo General. (Anexo III) remitiéndolo a la casilla de correo Gerencia Archivo General, y continua en el punto C.
2.3. Si de la consulta al SGT surge que el expediente ha sido entregado al titular o apoderado, solicita a quien corresponda la presentación del mismo para, una vez presentado, proseguir con el trámite solicitado o remitirlo al área central solicitante.
2.3.1. Ante la manifestación por escrito del titular o apoderado de que ha extraviado el expediente, se indica que deberá presentar la denuncia policial del extravío del expediente para, luego de presentada dicha denuncia, proceder a la reconstrucción.
B - Archivo General
1. Recibe por correo electrónico el formulario “Solicitud de Reconstrucción” ANEXO III, enviado por UDAI ó Área Central.
2. Los pedidos de reconstrucción efectuados por los titulares y/o apoderados en la sede de la Gerencia Archivo General deberán realizarlos cumplimentando los formularios PS.6.41 Y PS.6.40 adjuntando a los mismos los antecedentes que obren en su poder.
2.1. La Coordinación Gestión de Archivo a través del sector de Atención Externa procede a registrar las solicitudes ingresadas en el libro de derivación de documentación y entrega la solicitud y documentación a la Coordinación Registro de Archivo (CRA)
2.2.La CRA recibe además de la documentación del punto anterior, los Formularios enviados por correo electrónico ANEXO III y emite a través del Sistema Administrador de Archivos (SADA) el pedido de búsqueda y reconstrucción a las siguientes coordinaciones:
2.2.1. Coordinación Archivo Definitivo; quien procede a realizar la búsqueda de antecedentes (resoluciones, microfilmación, etc.) entregando los mismos a la Coordinación Gestión de Archivo
2.2.2. Coordinación Gestión de Archivo; quien analiza los motivos de la reconstrucción.
2.3. La CGA procede según el motivo de la NO ubicación del expediente indicado en el formulario recibido. Si el motivo es:
2.3.1. “Dependencia físicamente inexistente (en la estructura no existe esa oficina”), verifica según SADA si el expediente existe físicamente, pudiendo ocurrir que si:
2.3.1.1. lo encuentra, lo remite al área que lo solicita, registrando su envío en el Sistema Gestión de Trámites
2.3.1.2. No lo encuentra, continúa en el punto2.4
2.3.2. “Oficina desconocida (ej. Código de oficina 19.999.999)” no identificado dentro del Sistema de Gestión de Trámites, verifica según SADA, si existe físicamente el expediente pudiendo ocurrir que si:
2.3.2.1. Existe, procede a ingresar al SGT la autocarga del expediente y remite el mismo al área que lo solicita
2.3.2.2. No existe, ingresa al Sistema de Gestión de Trámites por opción “historia del trámite”, verificando la última dependencia en que se encontró el expediente, y continúa en el punto 2.4
2.3.3. “Expedientes Operativo Inventariados (ej. Código de oficina 30.000.001)”; “Trámite no existente (no se produjo el alta en el Sistema de Gestión de Trámites)”; “Registrados en la coordinación Archivo Definitivo” (14.063.010); verifica según SADA, si existe físicamente el expediente pudiendo ocurrir que si:
2.3.3.1. Lo encuentra, lo remite al área que lo solicita, registrando su envío en el Sistema de Gestión de Trámites
2.3.3.2. No lo encuentra , continúa en el punto 2.4
2.4. La CGA, de acuerdo al análisis de causas realizado:
2.4.1. Completa el Formulario PS.6.41 ANEXO I “Requerimiento de Búsqueda de expediente Administrativo” con los datos recibidos
2.4.2. Se emite el Formulario PS.6.40 ANEXO II “Orden de reconstrucción de Expedientes Administrativos” en una copia
2.4.3. Recibe de la coordinación Archivo Definitivo el resultado de la búsqueda de antecedentes, para adjuntarlo a la reconstrucción
2.4.4. Ingresa al Sistema de Gestión de Trámites, caratulando el formulario emitido en el punto 2.4.2 con el número 024-CUIL-CUIT/717
2.4.5. Adjunta a la actuación el ANEXO III “Formulario de Solicitud de Reconstrucción” remitido en el punto 2.2.1.2, los Formularios PS.6.41 y PS.6.40 ANEXOS I Y II respectivamente, junto con el informe de antecedentes
2.4.6. Ingresa el pedido de reconstrucción a una base de datos para evitar la duplicidad de dicha reconstrucción ante un nuevo pedido, otorgando un número de orden
2.4.7. Ingresa al Sistema de Gestión de Trámites el envío de la actuación a la UDAI que lo solicitó. Para el caso en que la solicitud de búsqueda de expediente provenga de un área central o del titular/apoderado que solicita el expediente en Archivo General, se remitirá la actuación a la UDAI más próxima al último domicilio denunciado por el titular
C - UDAI de todo el país
1. Recibe de la Gerencia Archivo General la actuación de reconstrucción, mediante el Sistema Gestión de Trámite, y considerando el tipo de trámite que va reconstruir procede a:
1.1. Citar al interesado al último domicilio o teléfono denunciado, indicándole la dirección de la UDAI que procederá a efectuar la reconstrucción, pudiendo ocurrir que:
1.1.1.Se presenta el titular, emite formulario de solicitud de la prestación peticionada, continua en el punto 1.2.
1.1.2.No se presente en el lapso de 30 días hábiles administrativos contados a partir de la notificación fehaciente, para su resolución procederá conforme las pautas contenidas en la PREV-16-16-o la que en el futuro la remplace.
1.2. Si la búsqueda del expediente fue solicitada por el titular ante la UDAI, se deberá adjuntar la nota al expediente que se está reconstruyendo.
1.2.1. Solicitar la resolución acordatoria o denegatoria del expediente extraviado, al archivo general o al archivo de cada UDAI del interior del país ó a la Gerencia UCA, Coordinación Información de Activos y Resoluciones
1.3. En caso de haberse dictado sentencia judicial, se solicitara al titular una copia de la misma para adjuntar al expediente de reconstrucción.
1.4. Continúa la reconstrucción de acuerdo a las normativas vigentes sobre iniciación.
2. Para el caso de reconstruir una prestación de pensión o reconocimiento de servicios se aplica el mismo procedimiento detallado en el punto 1, emitiendo la solicitud de prestación que corresponda y aplicando las normativas vigentes en el Manual de Procedimiento para cada caso.
VI - Anexos
Anexo I: Formulario PS.6.41 “Requerimiento de Búsqueda de expediente Administrativo”
Anexo II: Formulario PS.6.40 “Orden de reconstrucción de Expedientes Administrativos”
Anexo III: Formulario S/Codificar “Solicitud de Reconstrucción”
